Digitalisierung, Automatisierung und Integration für kleine und mittelständische Unternehmen.
Ein Login für fast alles, Daten einmal gepflegt, Routinen, die von selbst laufen. Wir nehmen auf, wie dein Team heute arbeitet, verbinden, was ihr schon habt, und bauen, was noch fehlt.
Beratung, Einrichtung und Begleitung aus Ulm, bei Software und KI an keinen Hersteller gebunden.
HELDENTAT richtet Login, Ablage, Kommunikation, Telefonie und die Verbindungen zwischen Warenwirtschaft, Shop, Buchhaltung und CRM so ein, dass sie im Alltag deines Teams zusammenarbeiten: Eine Bestellung läuft von der Mail über die Wawi bis zur Werkstatt durch, ohne dass jemand sie abtippt, und jeder findet die Datei, die er braucht, beim ersten Versuch. Was es dafür nicht als fertige Software gibt, entwickeln wir dazu: Workflows, Power Apps und Anbindungen über die Schnittstellen deiner Systeme. DACH-weit, remote und vor Ort.
Vier Situationen, die uns in fast jedem Erstgespräch begegnen. Alle vier entstehen, wenn Anwendungen nie als eine gemeinsame Arbeitsumgebung geplant wurden.
„Welcher Liefertermin stimmt denn jetzt?“
Ein Kunde fragt nach. Die Antwort steht in der Wawi, im Postfach eines Kollegen und auf einem Zettel am Packtisch. Drei Stellen, drei Termine.
„Kannst du das nochmal eintippen?“
Eine Bestellung kommt per Mail, wird in die Wawi getippt, in die Excel-Planung kopiert und per WhatsApp an die Werkstatt geschickt. Dreimal dieselben Daten, einmal mit Zahlendreher.
„Nimm so lange meinen Login.“
Die neue Kollegin fängt an. Laufwerk ja, Teams nein, der Wawi-Zugang kommt am Donnerstag. Bis dahin arbeitet sie mit dem Konto des Kollegen.
„Die liegt im Ordner, da kommt jeder ran.“
Der Außendienst braucht die Preisliste. Die liegt in einem Ordner, der für alle freigegeben ist, auch für den Praktikanten vom letzten Sommer. Die aktuelle Version ist eine von vier.
Jeder Umweg für sich ist harmlos. Zusammen kosten sie jede Woche Stunden, die auf keinem Zettel stehen.
Zielbild
Welche Software im Einsatz ist, entscheidet dein Betrieb. Entscheidend ist, dass die Anwendungen miteinander reden, jede Information einen festen Ort hat und Routinen ohne Zutun laufen. Sechs Dinge, an denen du das im Alltag erkennst.
Mail, Ablage und jede Anwendung, die eine zentrale Anmeldung unterstützt, öffnen sich mit einem Konto. Welche Anwendungen das bei dir sind, klären wir in der Bestandsaufnahme.
Bestätigung per App auf dem Diensthandy, einmal eingerichtet, danach im Hintergrund. Wir stellen sie so ein, dass sie im Lager und im Außendienst nicht im Weg steht.
Vertrieb, Lager, Buchhaltung und Geschäftsführung sehen, was sie brauchen. Wechselt jemand die Aufgabe, bekommt er die neue Rolle und damit alle Rechte auf einmal.
Verlässt jemand den Betrieb, sperrst du das zentrale Konto und damit den Zugang zu jeder Anwendung, die daran hängt. Für Shop, Marktplätze und Dienste mit eigener Anmeldung führt der Austrittsablauf eine Liste, damit kein Zugang offen bleibt.
Wir legen fest, wo Kunden, Artikel und Aufträge entstehen, meist in der Warenwirtschaft, und welche Anwendungen nur lesen. Danach gibt es keine zwei Versionen derselben Adresse mehr.
Wawi, Shop, Buchhaltung, CRM und Branchensoftware tauschen Daten über ihre Schnittstellen aus, etwa über die JTL-Wawi-API oder Power Automate. Was keine Schnittstelle hat, binden wir über den Dateiaustausch an.
Eine Bestellung aus der Mail wird einmal erfasst und läuft als Auftrag in die Wawi, als Lieferschein in die Werkstatt und als Rechnung zum Steuerberater.
Umsatz je Kunde, offene Aufträge und Lagerwert kommen direkt aus den Systemen, in denen sie entstehen, und stimmen deshalb mit dem überein, was das Team dort sieht.
Die Cloud-Telefonanlage klingelt unter derselben Nummer am Tischtelefon und in der Webex App auf Rechner und Handy. Arbeitet dein Team in Microsoft Teams, telefoniert es auch dort, über die Teams-App Cisco Call.
Wer wann klingelt, was nach dem dritten Freizeichen passiert und wohin der Anruf nach Feierabend geht, legen wir mit dir fest und bilden es in der Anlage ab.
Ist dein CRM angebunden, siehst du beim Anruf, wer dran ist, und wählst per Klick aus dem Kundendatensatz. Für Aufträge aus der Warenwirtschaft gibt es keine fertige Anbindung. Ob sich eine eigene lohnt, klären wir mit dir.
Videobesprechungen, Bildschirmfreigabe und Chat mit Externen laufen über dieselbe Oberfläche. Gastzugänge auf Dateien und Websites laufen nach einer festen Frist ab; Gäste in Teams prüfen wir mit dir in einem festen Rhythmus.
Ein Urlaubsantrag, eine Bestellung oder ein Angebot geht automatisch an die zuständige Person, mit Erinnerung nach zwei Tagen und einer Vertretung, die wir im Ablauf hinterlegen.
Eingangsrechnungen aus dem Postfach landen geprüft in der Buchhaltung, Lieferscheine beim Auftrag, Bestellbestätigungen beim Einkauf. Niemand sortiert mehr von Hand.
Ist ein Auftrag im Vertrieb fertig, bekommt die Werkstatt ihre Aufgabe, der Einkauf seine Fehlteile und der Kunde seine Bestätigung, in dem Moment, in dem sich der Status ändert.
KI sortiert den Posteingang vor, fasst Anfragen zusammen und bereitet Angebotsentwürfe vor. Bevor etwas den Betrieb verlässt, gibt ein Mensch es frei.
Die Ablage folgt dem, wie im Betrieb gearbeitet wird, nach Kunden, Projekten, Lieferanten und Verwaltung, und wird mit den Leuten aufgebaut, die täglich darin suchen.
Angebote, Preislisten und Zeichnungen gibt es einmal, mit Versionsverlauf. Wer die Datei öffnet, sieht den aktuellen Stand, und der alte bleibt nachvollziehbar.
Der Außendienst sieht Preislisten, die Buchhaltung Verträge, Externe nur den Projektordner, für den sie freigegeben sind.
Dieselbe Ablage am Platz, im Lager auf dem Tablet und beim Kunden auf dem Handy, mit Offline-Zugriff, wo der Empfang fehlt.
Wie lange Rechnungen und Personalunterlagen bleiben und wann sie gelöscht werden, legen wir mit dir fest. Wo das System es kann, laufen die Fristen automatisch, ohne dass jemand daran denken muss.
Für Lager, Vertrieb, Werkstatt und Büro ist hinterlegt, welche Konten, Gruppen, Anwendungen und Geräte zur Rolle gehören.
Wer neue Leute einstellt, trägt Name, Rolle und Starttermin ein. Konto, Mail, Gruppen und Dateizugriffe entstehen daraus vor dem ersten Arbeitstag. Was in anderen Systemen anzulegen ist, etwa Durchwahl oder Wawi-Benutzer, landet als Aufgabe bei der zuständigen Person.
Laptop und Handy liegen am ersten Tag eingerichtet bereit, mit den Anwendungen und Richtlinien der Rolle. Geht ein Handy verloren, löschst du die Firmendaten darauf aus der Ferne.
Beim Austritt werden Zugänge gesperrt, Postfach und Dateien an die Vertretung übergeben und Lizenzen freigegeben, nach demselben Ablauf wie beim Eintritt.
Systeme verbinden oder Informationen genau dort sichtbar machen, wo sie gebraucht werden, dafür gibt es selten fertige Software, weil jeder Betrieb anders arbeitet. Wir nehmen auf, was dein Betrieb wirklich braucht, zeigen dir, wie eine Lösung aussehen kann, und bauen sie, wenn du das willst.
Der Werkstattmonitor eines Druckbetriebs zeigt, welche Aufträge heute dran sind und welche Maschine frei ist, direkt aus JTL-Wawi und ohne Export.
Das Projekt bei Transfermacher ansehenVisitenkartenservice für Microsoft 365
Visitenkarten bestellen. In einem Klick. E-Mail, Excel-Liste und Freigabeschleifen mit der Druckerei: Für ein Stück Karton durchläuft eine Bestellung mehrere Hände und Wochen. Die Power App ersetzt den Umweg durch einen geführten Self-Service mit Live-Vorschau im Corporate Design.
ab 7.900 €einmalig, netto · Betreuung optional 190 € / Monat
Zum VisitenkartenserviceVier Etappen, die der Betrieb nebenher verkraftet.
Wir bleiben, bis das Team die neue Umgebung ohne uns nutzt. Jede Etappe beginnt mit dem, was gerade am meisten Reibung macht.
Welche Anwendungen sind im Einsatz, wo wird abgetippt, wo liegt Wissen in Postfächern und Köpfen? Das nehmen wir mit den Leuten auf, die die Arbeit machen, und mit der Geschäftsführung.
Welche Anwendungen bleiben, welche Verbindungen fehlen, welche Routinen automatisiert werden und wo eine individuelle Lösung nötig ist, weil der Standard dein Problem nicht abbildet. Je Etappe mit Aufwand und Nutzen, damit du entscheidest, was zuerst kommt.
Login, Rechte und Ablage zuerst, dann die Anbindungen zwischen den Systemen, dann Workflows und, wo es passt, KI. Jede Etappe schließt mit einer Schulung ab, bevor die nächste beginnt.
Nach der Einführung bleiben wir Ansprechpartner: für Rückfragen aus dem Team, neue Mitarbeitende, Anpassungen an Workflows und die nächste Anwendung, die dazukommt.
Microsoft Cloud Solution ProviderFür viele Betriebe ist Microsoft 365 die Basis des digitalen Arbeitsplatzes: Teams, SharePoint, Exchange und Power Platform, dazu Entra ID als zentrales Benutzerkonto für den Login. Wir richten die Plattform auf deine Abläufe aus und begleiten die Einführung bis zur Nutzung.
Placetel Gold PartnerDie Telefonanlage läuft in der Cloud, bei uns mit Placetel. Verlässlich wird sie erst mit einer Ruflogik, die Rollen, Öffnungszeiten und Weiterleitungen abbildet. Deshalb planen wir Telefonie vom Betrieb her und verbinden sie mit Teams oder deinem CRM, wo das im Alltag hilft.
Hinter jeder Stimme steht ein Betrieb, den wir gut kennen, und jemand, der uns direkt anruft, wenn es hakt.
„Wir arbeiten nun seit einem Jahr mit der Firma Heldentat zusammen und sind mehr als zufrieden! Top Beratung, sehr gute Arbeit.“
Andreas Pratl
Carpelite
„Nomen est Omen: Die Firma Heldentat leistet ganze Arbeit! Wer echte Profis sucht, die ihren Job mit Leidenschaft erledigen, ist hier genau richtig.“
„Kompetente Beratung, sehr angenehmer persönlicher Kontakt, flotte Umsetzung zu fairen Konditionen. Gerne wieder!“
„Super Service – gute Unterstützung in der JTL-Wawi und tolle Tipps für die Verwendung mit dem Amazon Account. Sehr gerne wieder.“
„Die Zusammenarbeit ist absolut zuverlässig, professionell und angenehm. Das Team reagiert schnell, findet stets passende Lösungen und denkt proaktiv mit.“
Häufige Fragen
Der digitale Arbeitsplatz ist die Grundlage, auf der ein Unternehmen digital arbeitet: Kommunikation, Dateiablage, Benutzerrechte, Telefonie, Zusammenarbeit, Prozesse, Schnittstellen und Datenflüsse. HELDENTAT plant diese Bausteine als eine Arbeitsstruktur, in der Informationen, Entscheidungen und Abläufe für jeden Mitarbeitenden auffindbar sind.
Meist nicht. Warenwirtschaft, Buchhaltung, CRM oder Telefonanlage bleiben in der Regel, wenn sie zum Betrieb passen. Wir verbinden sie, richten den zentralen Login ein und automatisieren die Übergaben dazwischen. Ersetzt wird nur, was doppelt läuft oder niemand mehr pflegt.
Mitarbeitende melden sich einmal an und öffnen damit jede Anwendung, die am zentralen Benutzerkonto hängt. Bei Microsoft 365 ist das Entra ID. Anbinden lassen sich Anwendungen, die eine zentrale Anmeldung unterstützen, etwa über die Standards SAML oder OpenID Connect. Welche das in deinem Betrieb sind, klären wir in der Bestandsaufnahme. Für diese Anwendungen gilt die Zwei-Faktor-Anmeldung einmal für alle, und beim Austritt sperrst du ein Konto statt vieler einzelner Zugänge.
Dann bauen wir sie, nachdem wir geprüft haben, ob eine Einstellung im bestehenden System reicht. Beispiele aus Kundenprojekten: ein Werkstattmonitor, der Aufträge und Maschinenauslastung aus JTL-Wawi zeigt, eine Power App für die Bestellung von Visitenkarten und Skripte, die Aufträge aus JTL-Wawi an die Produktion übergeben. Vorher nehmen wir auf, was dein Betrieb wirklich braucht, und zeigen dir, wie die Lösung aussehen kann.
HELDENTAT richtet klare Berechtigungskonzepte, nachvollziehbare Datenablagen, kontrollierte Freigaben, dokumentierbare Einstellungen und sinnvolle Benutzerrollen ein. Die rechtliche Verantwortung bleibt bei deinem Unternehmen. Wir liefern die technische und organisatorische Grundlage, auf der Datenschutz, Zugriff und Zusammenarbeit zusammenpassen.
Kontakt & Beratung
Wir prüfen gemeinsam, welche Umwege, Medienbrüche oder Zugriffsprobleme deine Arbeitsumgebung ausbremsen, und sagen dir, welche Infrastruktur dafür nötig ist und welche nicht.
Oder ruf direkt an:
+49 731 85070980