Der Visitenkartenservice für Microsoft 365: Mitarbeitende bestellen ihre Karte in einer Power App und sehen sie dabei fertig im Corporate Design. Der Einkauf übergibt alle Anträge mit einem Klick an die Druckerei. Läuft in deinem Tenant, mit den Lizenzen, die du hast.
Die Ausgangslage
So lief der Bestellprozess bei einem Handelsunternehmen mit mehreren Gesellschaften und vielen Filialen, und so läuft er in vielen Betrieben bis heute: sechs Schritte, drei Parteien, Wochen Durchlaufzeit für ein Stück Karton. Jede Freigabeschleife existierte nur, weil vorher niemand sah, wie die Karte am Ende aussieht.
Bestellung per E-Mail, Excel-Vorlage anfordern. Mitarbeiter.
Kontaktdaten von Hand in die Excel-Liste. Mitarbeiter.
Warten, bis genug Bestellungen für einen Sammelauftrag zusammenkommen. Einkauf.
Die Druckerei erstellt aus der Liste Freigabe-PDFs. Druckerei.
Freigaben über den Einkauf an jede einzelne Person. Einkauf.
Prüfen, freigeben, zurück an den Einkauf, zurück an die Druckerei. Alle.
Die Lösung
Alles läuft in deinem bestehenden Microsoft 365. Anmeldung, Rollen und Daten bleiben im eigenen Tenant.
Der Einstieg
Mitarbeitende erfassen ihre Daten und sehen sofort die fertige Karte. Der Einkauf hat eine eigene Übersicht aller Anträge.
Die Datenbasis
Anträge mit Status und Historie, Stammdaten zu Gesellschaften, Adressen und Kostenstellen, dazu die hinterlegten Kartenvorlagen.
Die Übergabe
Freigegebene Anträge werden auf Knopfdruck zu einer Datei für die Druckerei gebündelt und als exportiert markiert.
Vier Details, mit denen die App Visitenkarten automatisch erstellt und den alten Umweg überflüssig macht. Alle Ansichten sind Musteransichten eines fiktiven Unternehmens.
Während die Felder ausgefüllt werden, entsteht daneben in Echtzeit die druckfertige Karte im Corporate Design, mit Logo, Icons, Adresse und QR-Code, maßstabsgetreu.
Welche Kartenvorlage gilt, ergibt sich aus der Gruppe der Person in Microsoft Entra ID (früher Azure AD): Standard, Filiale oder Ländervariante. Gesellschaft, Adresse und Kostenstelle kommen aus zentral gepflegten SharePoint-Listen.
Die Person prüft ihre Angaben direkt am fertigen Bild und sendet verbindlich ab. Die Freigabeschleife mit der Druckerei entfällt, weil das Ergebnis schon vor dem Absenden feststeht.
Der Einkauf sieht alle Anträge mit Status und löst die Übergabe per Knopfdruck aus. Zwei Flows erzeugen die CSV-Datei für die Druckerei, legen sie ab und markieren die enthaltenen Anträge als exportiert.
Acht Stellen, an denen aus Warten, Nachfragen und Abtippen ein Klick wird.
| Bereich | Heute | Mit dem Visitenkartenservice |
|---|---|---|
| Bestellung | E-Mail und Excel-Vorlage | Geführter Self-Service in der App |
| Daten | Von Hand eingetippt | Aus Entra ID und SharePoint-Stammdaten |
| Design | Regeln im Kopf Einzelner | Vorlage automatisch nach Gruppe |
| Freigabe | PDF-Schleife über Einkauf und Druckerei | Beim Ausfüllen, am fertigen Bild |
| Übergabe | Sammelmail mit Excel-Liste | Ein Klick, einheitliche CSV-Datei |
| Transparenz | Verstreut in Postfächern | Status und Historie je Antrag |
| Struktur | Sonderwege je Gesellschaft | Ein Prozess für alle Gesellschaften und Filialen |
| Durchlaufzeit | Wochen, mit drei Parteien | Minuten für den Antrag, ein Klick für die Übergabe |
Der Rahmen
Die Lösung bleibt in deinem Tenant, unter deiner Governance. Nichts verlässt das Haus, auch nicht zur Druckerei, bis du es übergibst.
Über das gewohnte Microsoft-Konto. Zusätzliche Zugangsdaten oder ein weiteres Passwort gibt es dafür nicht.
Berechtigungen kommen aus den vorhandenen Gruppen in Entra ID. Wer die Gruppe wechselt, bekommt automatisch die richtige Vorlage.
Nur Standard-Konnektoren: SharePoint, Microsoft-365-Benutzer und -Gruppen. Läuft mit deinen vorhandenen Microsoft-365-Lizenzen, ohne Premium-Zukauf.
Die Lösung liegt als Solution in deinem Tenant, mit Dokumentation und Anwenderbeschreibung. Sie gehört dir.
Die Übergabe erfolgt als Datei im Format, das deine Druckerei braucht. Ein Wechsel der Druckerei ändert eine Vorlage, der Prozess bleibt.
Der Nutzen
Ein Prozess für alle Gesellschaften und Filialen, im bestehenden Tenant, mit vorhandenen Rollen und Lizenzen.
Bestellen selbst und sehen sofort, wie die Karte aussieht. Excel, Rückfragen und Korrekturschleife entfallen.
Einkauf oder Marketing sehen alle Anträge mit Status in einer Übersicht und übergeben per Klick an die Druckerei. Nichts läuft doppelt, nichts geht verloren.
Jede Karte entsteht aus hinterlegten Vorlagen. Markenkonform in jeder Gesellschaft, jedem Land und jeder Sprache, ohne manuelle Kontrolle.
Projektdauer vier bis sechs Wochen, dazwischen liegen die Abstimmungen auf deiner Seite.
Vorlagen, Gesellschaften, Rollen, mit Einkauf, IT und Marketing.
Corporate Design und Stammdaten in deiner Testumgebung.
Pilot mit echten Anträgen und Abstimmung des Formats mit der Druckerei.
Umzug in den Produktivbetrieb, Freischaltung, Einweisung, Dokumentation.
Einführung
ab 7.900 €einmalig, netto
Jede weitere Vorlage oder Sprachvariante 390 €. Anbindung der Druckerei per Schnittstelle oder druckfertige PDFs statt CSV nach Aufwand.
Betreuung
190 € / Monatoptional, netto
Überwachung der Abläufe, Vorlagenpflege, Ansprechpartner für die Bestellstelle, eine Stunde je Monat inklusive.
Aus vielen Händen wird ein Klick. Erst den Ablauf verstehen, dann mit vorhandenen Bordmitteln sauber bauen. Dasselbe Prinzip trägt für Bedarfsanforderungen, Freigabeprozesse, das Onboarding neuer Mitarbeitender, Namensschilder, Stempel und Briefpapier.
Häufige Fragen
Ja. Die App nutzt nur Standard-Konnektoren (SharePoint, Microsoft-365-Benutzer und -Gruppen) und läuft mit den Lizenzen, die in den meisten Business- und Enterprise-Plänen enthalten sind. Premium-Konnektoren braucht sie nicht. Welche Voraussetzungen dein Tenant mitbringt, klären wir in der Bestandsaufnahme.
Als CSV-Datei in dem Aufbau, den deine Druckerei vorgibt; ein Exportformat ist im Einstiegspreis enthalten. Eine Anbindung per Schnittstelle oder druckfertige PDFs sind möglich und werden nach Aufwand kalkuliert. Wechselt die Druckerei, ändert sich eine Vorlage, der Prozess bleibt.
Ja, dafür ist die App gebaut. Welche Kartenvorlage gilt, ergibt sich aus der Gruppe der Person in Microsoft Entra ID (früher Azure AD); Gesellschaft, Adresse und Kostenstelle kommen aus SharePoint-Stammdaten. Im Referenzprojekt laufen zwölf Ländervarianten mit eigener Adresse, Sprache und Rechtsform aus einer App.
Vier bis sechs Wochen. Ein Tag Bestandsaufnahme mit Einkauf, IT und Marketing, vier Tage Anpassung an Corporate Design und Stammdaten, zwei Tage Pilot mit Abstimmung der Druckerei, dann Rollout mit Einweisung. Dazwischen liegen die Abstimmungen auf deiner Seite.
Dir. Die Lösung liegt als Solution in deinem Tenant, mit Dokumentation und Anwenderbeschreibung. Du kannst sie selbst weiterentwickeln oder uns mit der Betreuung beauftragen: 190 € im Monat mit Überwachung, Vorlagenpflege und einer Stunde Support inklusive.
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