Microsoft 365 Beratung für Betriebe im Wachstum.
Mail, Dateien, Termine und Freigaben in einer Umgebung, die neue Leute und Standorte mitträgt.
Viele Betriebe arbeiten noch mit Postfächern beim Webhoster und Dateien auf dem eigenen Server. Wir zeigen dir, was Microsoft 365 für euch leisten kann, und richten es nach euren Abläufen ein.
Microsoft 365 verbindet, was in vielen Betrieben getrennt läuft.
Postfächer beim Webhoster, Dateien auf dem eigenen Server, Termine in persönlichen Kalendern und Freigaben per Mail.
Solange der Betrieb klein ist, geht das gut. Mit zehn neuen Leuten oder einem zweiten Standort wird jede Lücke zur Rückfrage, und Office 2016, 2019 und seit Oktober 2026 auch Office 2021 bekommen keine Sicherheitsupdates mehr. In Microsoft 365 laufen Mail, Dateien, Termine und Freigaben in einer Umgebung zusammen. Wer es schon hat, nutzt oft nur Mail und Dateien, obwohl Genehmigungen, SharePoint, Formulare und Bookings in jedem Business-Plan stecken. Welche Bausteine dein Betrieb braucht, hängt davon ab, wie ihr arbeitet. Deshalb beginnt jede Microsoft-365-Beratung bei uns mit einer Bestandsaufnahme.
Möglichkeiten
Was Microsoft 365 in deinem Betrieb leisten kann.
Sechs Bereiche, in denen Microsoft 365 Zusammenarbeit und Wachstum trägt. Welche Lizenz was enthält, zeigt die Übersicht weiter unten.
Abstimmung dort, wo die Arbeit liegt.
Jede Abteilung, jedes Projekt und jeder Standort bekommt einen Kanal in Teams, mit Gespräch, Dateien und Besprechungen an einem Ort. Wer neu dazukommt, liest nach, statt fünf Kollegen zu fragen.
Bis zu 300 Personen nehmen aktiv an einer Teams-Besprechung teil, aus dem Büro, aus dem Lager oder vom zweiten Standort.
Externe arbeiten als Gäste in einzelnen Teams mit. Eine eigene Microsoft-365-Lizenz brauchen sie dafür nicht.
Jede Datei liegt einmal, in der gültigen Fassung.
SharePoint löst das alte Laufwerk ab. Die Ablage folgt Kunden, Projekten und Abteilungen, und eine Intranet-Startseite bündelt Neuigkeiten und Anleitungen.
Wer welche Ordner sieht, hängt an der Gruppe. Neue Mitarbeitende bekommen den Zugriff ihrer Rolle ohne Einzelfreigaben.
Die Microsoft-Suche findet Dateien, Seiten und Listen und zeigt jedem nur, worauf er Zugriff hat.
Ändert jemand die Preisliste, entsteht eine neue Version. Alle arbeiten mit demselben Stand, und frühere Fassungen lassen sich zurückholen.
Anträge und Freigaben mit sichtbarem Status.
Urlaubsanträge, Bestellanforderungen und Eingangsrechnungen gehen auf festem Weg an die zuständige Person, die in Teams oder Outlook entscheidet. Den Stand sieht jeder Beteiligte am Antrag selbst.
Eine Anfrage oder Reklamation aus Microsoft Forms landet als Eintrag in einer Liste und als Aufgabe mit Zuständigkeit in Planner.
Liegt ein Antrag zu lange, erinnert Power Automate daran. Ist jemand im Urlaub, geht die Anfrage an die Vertretung.
Mit Power Apps entstehen Oberflächen für Abläufe, die heute auf Papier oder in Excel laufen. Ein Beispiel ist unser Visitenkartenservice.
Visitenkartenservice ansehen
Anfragen, die das ganze Team sieht.
Adressen wie info@, service@ oder rechnung@ bearbeiten feste Personen gemeinsam, bis zu 25 im selben Postfach. Jeder sieht, wer schon geantwortet hat, und Lesen und Senden lassen sich getrennt vergeben.
Kunden und Lieferanten wählen freie Zeiten selbst. Bestätigung, Erinnerung und Teams-Link kommen automatisch, und der Kalender deiner Mitarbeitenden bleibt maßgeblich. Unsere Erstgespräche laufen genauso.
Weiterleitungen an Adressen außerhalb des Unternehmens sind in neuen Microsoft-365-Umgebungen standardmäßig gesperrt.
Am ersten Tag arbeitsfähig.
Konto, Postfach, Teams, Ordner und Lizenz kommen aus der Rolle. Eine neue Person bekommt eine Gruppe statt zehn Freigaben.
Was außerhalb von Microsoft 365 passiert, etwa Gerät, Schlüssel oder Einweisung, steht als Aufgabe in Planner.
Wechselt jemand vom Lager in den Vertrieb, wechselt er die Gruppe, und die Zugriffe ziehen mit.
Anmeldung sperren, das Postfach als freigegebenes Postfach an die Vertretung geben, Dateien übergeben und die Lizenz freigeben.
Schutz, der mit jedem Gerät mitwächst.
Jede Anmeldung wird zusätzlich am Handy bestätigt, und veraltete Anmeldeverfahren sind gesperrt.
Ein verlorenes Handy wird aus der Ferne gesperrt oder gelöscht.
Ein neuer Rechner kommt eingerichtet beim Mitarbeitenden an, mit den Programmen und Einstellungen seiner Rolle.
Zwei Notfallkonten für Administratoren sorgen dafür, dass sich niemand aus der eigenen Microsoft-365-Umgebung aussperrt.
Wächst dein Betrieb schneller als seine Abläufe?
Vier Situationen, die mit dem Wachstum kommen. In allen vieren trägt Microsoft 365 die Arbeit, wenn es dafür eingerichtet ist.
„Hat schon jemand dem Kunden geantwortet?“
Anfragen an info@ landen in drei persönlichen Postfächern. Zwei Kollegen antworten, einer nicht, und der Kunde bekommt zwei verschiedene Lieferzeiten.
- Dahinter
- Kommunikation in persönlichen Postfächern.
- Danach
- Ein freigegebenes Postfach, in dem jeder sieht, wer antwortet.
„Ist mein Urlaubsantrag angekommen?“
Anträge gehen per Mail an die Teamleitung, die gerade im Lager steht. Die Antwort kommt nach drei Tagen, und die Personalabteilung führt nebenher eine Excel-Liste.
- Dahinter
- Freigaben ohne festen Weg.
- Danach
- Eine Genehmigung in Teams, deren Status alle Beteiligten sehen.
„Das weiß nur die Kollegin aus dem Einkauf.“
Lieferantenabsprachen, Preislisten und Sonderkonditionen liegen in einem Kopf und einem persönlichen Ordner. Ist sie im Urlaub, wartet der halbe Betrieb.
- Dahinter
- Wissen ohne gemeinsamen Ort.
- Danach
- Eine Ablage mit Versionen und eine Suche für alle, soweit ihre Rechte reichen.
„Am neuen Standort machen die das anders.“
Der zweite Standort hat ein eigenes Laufwerk, eigene Listen und eine eigene WhatsApp-Gruppe. Was dort entschieden wird, erfährt die Zentrale beim Monatsgespräch.
- Dahinter
- Standorte ohne gemeinsame Struktur.
- Danach
- Ein Kanal je Standort und eigene SharePoint-Seiten unter einer gemeinsamen Startseite.
Die Business-Pläne tragen bis 300 Personen, und der Speicher wächst mit jeder Lizenz um 10 GB. Damit die Abläufe mitwachsen, braucht es eine Struktur, die zu deinem Betrieb passt.
So finden wir heraus, was dein Betrieb braucht.
Fast jede Einführung ist individuell. Deshalb steht die Bestandsaufnahme am Anfang und die Schulung an euren eigenen Abläufen am Ende.
Bestandsaufnahme
Wir sehen uns Lizenzen, Postfächer, Ablage und die Abläufe an, die heute per Mail oder Excel laufen, und fragen, was in den nächsten zwei Jahren dazukommt.
Zielbild und Lizenzplan
Welche Bereiche zuerst kommen und wer welche Lizenz braucht. Du entscheidest, bevor wir einrichten.
Einrichtung und Umzug
Wir richten Teams, SharePoint, Postfächer und Freigaben ein und ziehen Dateien und Mails aus dem alten System um.
Schulung und Begleitung
Wir schulen dein Team an den eigenen Abläufen und bleiben ansprechbar, wenn neue Mitarbeitende, Standorte oder Abläufe dazukommen.
Welche Lizenz was enthält.
Die meisten Möglichkeiten stecken in allen drei Business-Plänen. Welcher Plan zu euch passt, klären wir in der Bestandsaufnahme.
| Bereich | Business Basic | Business Standard | Business Premium |
|---|---|---|---|
| Teams mit Chats, Kanälen und Besprechungen | enthalten | enthalten | enthalten |
| Postfächer auf eigener Domain und gemeinsame Postfächer | enthalten | enthalten | enthalten |
| SharePoint, OneDrive und Intranet | enthalten | enthalten | enthalten |
| Genehmigungen, Formulare, Planner und Power Automate | enthalten | enthalten | enthalten |
| Terminbuchung mit Bookings | enthalten | enthalten | enthalten |
| Anmeldung mit zweitem Faktor | enthalten | enthalten | enthalten |
| Word, Excel und Outlook als Programme am Rechner | nicht enthalten | enthalten | enthalten |
| Geräteverwaltung mit Intune und Windows Autopilot | Handys | Handys | enthalten |
| Bedingter Zugriff und automatisch gefüllte Gruppen | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten |
| Schutz vor Schadsoftware mit Defender for Business | nicht enthalten | nicht enthalten | enthalten |
Alle drei Pläne gibt es für bis zu 300 Personen, mischen lassen sie sich auch. „Handys“ heißt: Mit der Basismobilität lassen sich Firmenhandys verwalten und aus der Ferne sperren. Stand Oktober 2026 nach Microsoft Learn; Microsoft passt die Planinhalte gelegentlich an.
Was Kunden über die Zusammenarbeit sagen.
Hinter jeder Stimme steht ein Betrieb, den wir gut kennen, und jemand, der uns direkt anruft, wenn es hakt.
„Wir arbeiten nun seit einem Jahr mit der Firma Heldentat zusammen und sind mehr als zufrieden! Top Beratung, sehr gute Arbeit.“
Andreas Pratl
Carpelite
„Nomen est Omen: Die Firma Heldentat leistet ganze Arbeit! Wer echte Profis sucht, die ihren Job mit Leidenschaft erledigen, ist hier genau richtig.“
Alexandra Boeckh, TK-Shop24 
„Kompetente Beratung, sehr angenehmer persönlicher Kontakt, flotte Umsetzung zu fairen Konditionen. Gerne wieder!“
Lars Römer, SC Römer 
„Super Service – gute Unterstützung in der JTL-Wawi und tolle Tipps für die Verwendung mit dem Amazon Account. Sehr gerne wieder.“
Thomas Waldmüller, Asien Life Style 
„Die Zusammenarbeit ist absolut zuverlässig, professionell und angenehm. Das Team reagiert schnell, findet stets passende Lösungen und denkt proaktiv mit.“
Sascha Puntschart, Transfermacher
Häufige Fragen
Häufige Fragen zu Microsoft 365
Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme: welche Lizenzen ihr habt, wie Postfächer, Ablage und Teams heute genutzt werden und welche Abläufe noch per Mail oder Excel laufen. Daraus entsteht ein Zielbild mit Lizenzplan. Danach richten wir Teams, SharePoint, Postfächer, Freigaben und die Sicherheitseinstellungen ein, ziehen Dateien und Mails aus dem alten System um und schulen dein Team an den eigenen Abläufen. Wächst der Betrieb weiter, passen wir Gruppen, Ablage und Freigaben an.
Meist ja. Viele Betriebe nutzen Microsoft 365 für Mail, Chat und Dateien, obwohl Genehmigungen, SharePoint, Microsoft Forms, Planner und Bookings in jedem Business-Plan enthalten sind. Typische Baustellen sind Teams ohne Struktur, doppelte Dateien, Berechtigungen per Zuruf und Freigaben per Mail. Wir ordnen die bestehende Umgebung und richten die Abläufe ein, die heute die meiste Zeit kosten.
Das hängt davon ab, wer womit arbeitet. Business Basic bringt Teams, Exchange und SharePoint, aber keine installierten Office-Programme. Business Standard enthält zusätzlich Word, Excel und Outlook als Desktop-Apps. Business Premium ergänzt bedingten Zugriff, Intune für die Geräteverwaltung, Windows Autopilot und Defender for Business. Die Business-Pläne gibt es für bis zu 300 Personen. Welche Mischung passt, klären wir in der Bestandsaufnahme.
Das hängt von der Zahl der Mitarbeitenden, der Datenmenge im Umzug und den Abläufen ab, die eingerichtet werden sollen. Nach der Bestandsaufnahme bekommst du ein Angebot mit festem Umfang. Die Lizenzkosten von Microsoft kommen je Person hinzu.
Ja, über die JTL-Wawi API. Einen fertigen Connector für JTL-Wawi bietet Microsoft nicht an. Der eine Weg führt über Power Automate Premium mit einem HTTP-Aufruf oder einem eigenen Connector, der andere über eine eigene Anbindung, die per Microsoft Graph in Teams, SharePoint oder Outlook schreibt. Welcher passt, hängt davon ab, welche Daten in welche Richtung fließen sollen.
Microsoft verarbeitet die Daten im Auftrag deines Unternehmens, die datenschutzrechtliche Verantwortung bleibt bei dir. Wir richten Berechtigungen nach Rollen, eine geordnete Ablage, die Mehrfaktor-Anmeldung und, wo nötig, Aufbewahrungsregeln ein, damit Zugriffe nachvollziehbar bleiben. Ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist, hängt davon ab, wie ihr Microsoft 365 einsetzt.
Kontakt & Beratung
Was soll Microsoft 365 in deinem Betrieb tragen?
Erzähl uns, wie ihr heute arbeitet und was in den nächsten Monaten dazukommt. Wir melden uns mit einer ersten Einschätzung, welche Bausteine sich für euch lohnen.
Oder ruf direkt an:
+49 731 85070980