Digitale Lager- und Prozessplattform für einen Angelspezialisten.
Carpelite betreibt stationären Handel und Onlineshop auf JTL-Basis. Mit wachsendem Geschäft wurden Lager, Kasse, Beschaffung, Retouren, Zahlungsabgleich und Dokumentenablage jedoch zunehmend operativ anspruchsvoll. HELDENTAT entwickelte eine strukturierte Prozessarchitektur – von JTL-WMS über POS-Anbindung, Lieferantenbestellungen und Exportvorlagen bis zur laufenden operativen Begleitung.
Die Ausgangssituation
Gewachsene Warenströme,
fehlende operative Struktur.
Carpelite verband stationären Handel und Onlineshop bereits über JTL-Wawi. Im Tagesgeschäft zeigte sich jedoch, dass Lager, Kasse, Versand, Beschaffung, Retouren und Zahlungsprozesse noch nicht durchgängig strukturiert miteinander verbunden waren.
Besonders die Lager-, Beschaffungs- und Retourenprozesse benötigten eine belastbare digitale Grundlage. Während Warenströme, Pickprozesse und Kassenverkäufe transparenter geführt werden sollten, verursachte vor allem die Beschaffung zusätzlichen Aufwand: Lieferantenbestellungen wurden in JTL-Wawi angelegt und anschließend in den jeweiligen Händlerportalen erneut manuell erfasst. Gleichzeitig sollten Warenausgang, Retouren und Bestandsführung nachvollziehbarer organisiert werden, ohne zusätzliche Abstimmungen oder Medienbrüche im Tagesgeschäft zu erzeugen.
HELDENTAT übernahm Analyse, Planung und Umsetzung einer operativen Prozessarchitektur – mit JTL-WMS, angepasster POS-Anbindung, automatisierten Workflows, herstellerindividuellen Exportvorlagen für die Beschaffung, Zahlungsabgleich, Dokumentenablage und laufender Betreuung.
Projektverlauf
Erst Prozesse verstehen.
Dann Lager digital führen.
November 2025
Phase 01
Analyse und Prozessarchitektur
November – Dezember 2025
Phase 02
Lagerstruktur und JTL-WMS aufbauen
Dezember 2025 – Februar 2026
Phase 03
Retouren, Beschaffung und Finanzprozesse automatisieren
2026 – laufend
Phase 04
Laufende operative Begleitung
November 2025
Analyse und Prozessarchitektur
Zu Beginn wurden nicht einzelne Softwaremodule betrachtet, sondern die gesamte Prozesslandschaft zwischen stationärem Handel, Onlineshop, Lager, Retouren, Zahlungsabgleich und Dokumentenverwaltung analysiert. Die Herausforderung bestand darin, unterschiedliche Warenströme und Arbeitsweisen in eine gemeinsame operative Struktur zu überführen. Aus dieser Analyse entstand ein Umsetzungsplan, der nicht auf Funktionen, sondern auf nachvollziehbaren Abläufen und Verantwortlichkeiten basierte.
November – Dezember 2025
Lagerstruktur und JTL-WMS aufbauen
Die Lagerprozesse wurden innerhalb der JTL-Wawi neu gedacht: Lagerzonen, Warenströme, Pickprozesse und Warenausgang wurden geplant, dokumentiert und in JTL-WMS umgesetzt. Ziel war ein digital geführter Warenfluss, der Lager, Versand und stationären Verkauf sauber miteinander verbindet. Ergänzend wurde die verwendete POS auf das neue WMS-Lager angepasst, damit Kassenverkauf und Lagerbewegungen synchron bleiben.
Dezember 2025 – Februar 2026
Retouren, Beschaffung und Finanzprozesse automatisieren
Im nächsten Schritt wurden wiederkehrende operative Abläufe automatisiert. Dazu gehörten ein digitaler Retourenprozess mit automatischer Rücksendeabwicklung, JTL-Workflows für Auftragsbestätigung, Dokumente und Statusmeldungen sowie automatisierter Zahlungsabgleich und Mahnwesen. Ergänzend wurde eine strukturierte Dokumentenablage für Angebote, Rechnungen und Lieferscheine aufgebaut. Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Beschaffung: Lieferantenbestellungen wurden zuvor in JTL-Wawi angelegt und anschließend im jeweiligen Händlerportal erneut manuell erfasst. HELDENTAT entwickelte herstellerindividuelle Exportvorlagen nach den jeweiligen Vorgaben der Lieferanten. Bestellungen können nun direkt aus der JTL-Wawi exportiert werden. Bei Lieferanten mit SFTP-Anbindung werden die Bestelldaten automatisch im gewünschten Format übertragen. Bei Lieferanten ohne technische Schnittstelle genügt der einmalige Upload der erzeugten Datei im Händlerportal. Dadurch entfällt die doppelte Erfassung und der Beschaffungsprozess wird deutlich effizienter geführt.
2026 – laufend
Laufende operative Begleitung
Carpelite wird weiterhin im operativen Alltag begleitet. Dazu gehören Support im Rahmen des SLA, Wawi-Updates, Zahlungsanbieter-Konfigurationen, JERA-/DATEV-Themen, Rückfragen zu Aufträgen, Verfügbarkeiten, Dropshipping, Statistiken und laufende Prozessanpassungen. HELDENTAT agiert dabei als externer Strukturpartner für System-, Prozess- und Betriebsfragen.
Druckvorlagen
Individuell programmierte Druckvorlagen.
Alle Druckvorlagen wurden speziell für den Betrieb in JTL-Wawi entwickelt – passgenau auf Layouts, Felder und Ausgabeprozesse des Kunden abgestimmt. Klicken Sie auf eine Vorlage, um sie anzuzeigen.
Rechnung
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Tools & Technologien
Ergebnisse
Was heute stabiler läuft –
strukturierter und nachvollziehbarer.
Digital geführte Lagerprozesse – JTL-WMS, Lagerzonen, Pickprozesse und Warenausgang wurden strukturiert aufgebaut
Stationärer Verkauf und Lager besser verbunden – POS wurde auf die neue Lagerstruktur abgestimmt
Retouren und wiederkehrende Workflows automatisiert – weniger manuelle Abstimmung von Rücksendung bis Versandfreigabe
Beschaffungsprozess digitalisiert – Lieferantenbestellungen werden direkt aus JTL-Wawi exportiert und je nach Hersteller automatisiert per SFTP oder per Datei-Upload übermittelt
Zahlungsabgleich und Mahnwesen stabiler geführt – Finanzprozesse wurden stärker in die Warenwirtschaft integriert
Laufende operative Begleitung – SLA-Support, Systemfragen, Prozessanpassungen und Weiterentwicklung im Tagesgeschäft
Carpelite wird seit Ende 2025 operativ begleitet – von Lager- und Prozessstruktur über Beschaffungs-, Retouren- und Finanzprozesse bis zur laufenden Weiterentwicklung der gesamten JTL-Systemlandschaft.
Eingesetzte Leistungen
Ihre Lagerprozesse.
Klarer geführt.
Lassen Sie uns gemeinsam prüfen, wo Warenwirtschaft, Lager, Kasse, Beschaffung und operative Abläufe heute noch sauberer zusammenspielen können.
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