Dropshipping in JTL-Wawi automatisieren: vom Lieferantenbestand bis zur Sendungsnummer

Was Dropshipping in JTL-Wawi bedeutet

Beim Dropshipping schickt dein Lieferant die Ware direkt an deinen Kunden. JTL-Wawi führt dafür keinen eigenen Lagertyp. Du aktivierst die Option am Lieferanten und am Artikel und entscheidest beim Ausliefern je Auftrag, sogar je Position, ob die Ware aus deinem Lager oder vom Lieferanten kommt. Damit dein Kunde deinen Namen liest, legt der Lieferant deinen Lieferschein ins Paket.

Wie schnell veralten Lieferantenbestände?

Schneller, als jemand sie pflegen kann. Beim größten Lieferanten in diesem Projekt gab es vom 21. Oktober bis zum 6. November 2026 an 16 von 17 Tagen neue Werte, zusammen 1.224 geänderte Bestände und an einzelnen Tagen bis zu 143. Ein zweiter Lieferant änderte seine Listen im selben Zeitraum einmal, ein dritter mit kleinem Sortiment immer wieder einzelne Artikel. Den Takt bestimmt also dein schnellster Lieferant.

Steht der Bestand nur als Information in der Wawi, kostet ein alter Wert deinen Kundenservice eine Rückfrage beim Lieferanten. Zählt er zur Verfügbarkeit im Shop, verkaufst du Ware, die der Lieferant nicht mehr hat.

Lieferantenbestände automatisch abgleichen

JTL beschreibt dafür den regelmäßigen Import mit der JTL-Ameise, wenn du die Bestände als CSV-Datei bekommst. So ordentlich liefern nicht alle. In unserem Projekt kommt eine Liste als Google-Tabelle, eine als mehrere Excel-Dateien in einem Cloud-Ordner und eine als CSV aus einem Partnerportal. Manche Werte sind gar keine Zahlen, etwa „50+“ oder ein Index von 0 bis 2. Ein Abgleich, auf den du dich verlassen kannst, erledigt deshalb in jedem Lauf fünf Dinge:

1. 1Zuerst fragt er die Quelle, ob sich seit dem letzten Lauf etwas geändert hat, etwa über Versionsnummer oder Änderungsdatum. Unveränderte Listen lädt er gar nicht erst herunter.
2. 2Werte, die keine Zahlen sind, übersetzt er. Aus „50+“ wird 50, aus dem Index 2, 1, 0 wird 10, 1, 0.
3. 3Zugeordnet wird über die Lieferanten-Artikelnummer.
4. 4Väter und Stücklisten bleiben außen vor, weil JTL ihren Bestand aus Kindern und Komponenten rechnet. Dasselbe gilt für Zustandsartikel wie defekte Ware oder Ausstellungsstücke.
5. 5Geschrieben werden nur Werte, die sich unterscheiden.

Der Lauf merkt sich außerdem die Zuordnung in der Wawi. Korrigiert dein Team eine Artikelnummer, wirkt das beim nächsten Lauf, auch wenn die Liste des Lieferanten gleich bleibt.

Der erste Abgleich zeigt, wie sauber deine Stammdaten sind

Fast 2.500 Artikel waren in der Wawi dem größten Lieferanten zugeordnet, rund 1.500 davon fanden sich in seiner Liste. Der Abgleich meldete 998 Punkte zum Prüfen, also Artikel ohne Treffer und doppelte oder unklare Nummern. Im selben Zug haben wir 372 Lieferantenzuordnungen an Zustandsartikeln entfernt, etwa an defekter Ware oder Ausstellungsstücken. Plane diese Aufräumarbeit ein. Damit die Meldungen ernst genommen werden, kommt eine Hinweismail erst wieder, wenn sich an den Punkten etwas ändert.

Schutzgrenzen gegen kaputte Listen

Eine abgeschnittene Datei oder eine umgebaute Tabelle darf das Sortiment nicht über Nacht auf 0 setzen. Deshalb prüft der Lauf vor dem Schreiben drei Werte, die wir je Lieferant festlegen:

• Hat die Liste die erwartete Mindestzahl an Zeilen? Im Projekt liegt die Grenze je nach Lieferant zwischen 10 und 1.000.
• Fällt mehr als die Hälfte der Artikel mit Bestand auf einmal auf 0?
• Findet sich genug von dem, was in der Wawi zugeordnet ist, auch in der Liste? Wir verlangen je nach Lieferant mindestens 40 oder 50 %.

Reißt eine Liste eine dieser Grenzen, übernimmt der Lauf nichts und meldet sich per Mail. Das ist bisher nicht vorgekommen. Die einzige echte Störung war eine Quelle, die am 21. Oktober über Stunden nicht erreichbar war. Die alten Bestände blieben stehen, die Störungsmail ging raus, am Abend kam eine Erinnerung und danach die Entwarnung.

JTL-Ameise oder direkt in die Datenbank?

Der von JTL dokumentierte Weg ist die JTL-Ameise über die Kommandozeile, gestartet vom Windows-Aufgabenplaner. Für einen Lieferanten mit sauberer CSV-Datei und wenigen Läufen am Tag reicht das, und genau das richten wir ab 389 € ein.

In unserem Projekt läuft die Prüfung alle 30 Minuten über drei verschiedene Quellen. Die Ameise bräuchte dafür einen breit berechtigten Datenbank-Login, und JTL verlangt, vor jedem Import den JTL-Worker auszuschalten. Deshalb schreibt der Abgleich dort direkt in die eine Spalte für den Lieferantenbestand, und sein Login darf genau diese Spalte ändern. Den Rest erledigt ein Trigger von JTL: Er rechnet den Lagerbestand neu und markiert den Artikel für den Upload in den Shop.

JTL garantiert nicht, dass direkte Zugriffe auf die Datenbank in künftigen Versionen funktionieren, und empfiehlt sie nur ausgewiesenen Experten. Der direkte Weg ist deshalb auch bei uns die Ausnahme. Nach jedem Wawi-Update prüfen wir, ob Tabelle, Spalten und Trigger unverändert sind.

Eine Option entscheidet, was dein Shop verspricht

Der Lieferantenbestand steht zunächst nur am Artikel. Erst die Option „Zum eigenen Lagerbestand hinzufügen“ rechnet ihn in den Gesamtbestand und den verfügbaren Bestand. Im Projekt ist sie genau an den 39 Artikeln des Dropshipping-Lieferanten gesetzt. Die Bestände der beiden anderen Lieferanten dienen Einkauf und Kundenservice als Information, an der Verfügbarkeit im Shop ändern sie nichts.

JTL warnt in der Hilfe vor der Folge: Steigt der Bestand dadurch über 0, gilt der Artikel als normal verfügbar und wird mit der Standard-Lieferzeit übermittelt. Dein Shop zeigt dann womöglich 2 Tage für Ware, die 2 Wochen braucht. Setz deshalb zuerst Lieferstatus und Bearbeitungszeit und danach die Option. Dort sagt ein eigener Lieferstatus, dass die Ware direkt vom Hersteller kommt, und mit 5 Tagen zusätzlicher Bearbeitungszeit zeigt der Shop 6 bis 7 Werktage.

Die Lieferantenbestellung per Workflow auslösen

Für diesen Teil bringt JTL alles mit. Ein JTL-Workflow auf dem Ereignis „Auftrag → Komplett bezahlt“ prüft, ob der Auftrag Ware des Dropshipping-Lieferanten enthält und ob dein Standardlager ihn nicht allein bedienen kann. Dann liefert er aus: JTL-Wawi legt die Lieferantenbestellung an und schickt sie per Mail an den Lieferanten, mit dem Lieferschein für deinen Kunden im Anhang. „Komplett bezahlt“ ist der sichere Auslöser, weil JTL nur Aufträge ausliefert, die bezahlt sind oder eine Zahlungsart mit Lieferung vor Zahlung haben.

Bei der Einrichtung solltest du auf diese Punkte achten:

• Die Verknüpfung der Bedingungen. Reicht dem Workflow eine erfüllte Bedingung, löst er bei jedem Auftrag aus, den das Standardlager nicht komplett bedienen kann. Stell ihn auf „alle Bedingungen erfüllt“.
• Die erlaubten Lieferländer. Am Lieferanten legst du fest, in welche Länder er per Dropshipping liefert. Liegt die Lieferadresse außerhalb dieser Liste, läuft der Auftrag nicht über Dropshipping. Prüf die Länder deshalb vor der ersten Testbestellung.
• Bestehende Workflows. Eine Mail für den Paketdienst oder andere Aktionen auf Lieferscheinen lösen auch bei Dropshipping-Lieferscheinen aus. Geh deine Workflows durch und schließ diese Lieferscheine per Bedingung aus, wo sie nicht hingehören.
• Das Vorlagenset. Der Mailtext für Dropshipping braucht ein eigenes Set, sonst bekommt ihn auch jede normale Lieferantenbestellung bei diesem Lieferanten.
• Ameise-Importe mit Lieferantendaten. Danach läuft eine JTL-Prozedur über die ganze Wawi und setzt bei jedem Artikel mit Dropshipping-Lieferant genau einen Standard-Dropshipper, auch an Vaterartikeln. Kontrollier die Einstellung nach solchen Importen.

Gemischte Aufträge aus eigener Ware und Dropshipping

Hier zieht JTL eine Grenze. Setzt ein Workflow bei einer Teillieferung das Versanddatum, gilt es laut JTL für beide Lieferscheine gleichzeitig, auch für den des Lieferanten, der noch gar nicht verschickt hat. Im Projekt setzt der Workflow deshalb keinen Versand. Er gibt nur den Dropshipping-Teil an den Lieferanten, die eigene Ware läuft wie immer durch JTL-WMS, und der Dropshipping-Lieferschein bekommt sein Versanddatum erst mit der Sendungsnummer.

Arbeitest du ohne WMS, markierst du gemischte Aufträge besser per Farbe und lieferst sie von Hand aus. Rechne in beiden Fällen mit zwei Paketen: JTL weist selbst darauf hin, dass eine Komplettlieferung meist günstiger ist, weil die Versandkosten nur einmal anfallen.

Sendungsnummern zurück in die Wawi holen

Hat der Lieferant die Ware verschickt, muss die Wawi das erfahren. JTL sieht dafür den Versanddatenimport vor: Du liest eine Datei ein, die Wawi setzt den Versand und meldet Status und Tracking-ID an Shop oder Marktplatz. Dafür brauchst du aber eine Datei. Der Dropshipping-Lieferant in diesem Projekt kann Sendungsnummern nur per Mail schicken, also haben wir die Lücke so geschlossen:

1. 1Die Bestellmail an den Lieferanten enthält eine feste Vorlage mit Bestellnummer, Sendungsnummer je Paket, Versanddienstleister und Versanddatum. Die Antwort geht an ein eigenes Postfach.
2. 2Der 30-Minuten-Lauf liest dieses Postfach und nimmt nur Mails von der Domain des Lieferanten an. Zitierten Text ignoriert er, englische Feldnamen versteht er auch.
3. 3Über die Nummer der Lieferantenbestellung findet er den passenden Dropshipping-Lieferschein und baut daraus die Importdatei.
4. 4Die Datei kommt per Mail zum Händler. Sein Team liest sie in der Wawi mit Vorschau ein. Danach sind die Lieferscheine versendet, und dein Kunde bekommt die Versandmail, sofern sie eingeschaltet ist.

Das Skript schreibt selbst nichts in die Wawi. Für das direkte Setzen per SQL gibt es keine JTL-Prozedur, und Versandmail und Rückmeldung an den Shop würden fehlen. Mails, die sich nicht zuordnen lassen, etwa mit unbekannter Bestellnummer oder von einem fremden Absender, landen in einem Ordner „Prüfen“ und werden dem Team gemeldet.

Sendungsnummern behandeln wir als personenbezogene Daten. Die Mail mit der Importdatei läuft deshalb über den Mailserver des Händlers, das Protokoll enthält nur die letzten vier Stellen, und Mails und Dateien werden nach 90 Tagen gelöscht. Das beschreibt unsere technische Umsetzung und ersetzt keine Rechtsberatung.

Was von Hand bleibt

Zwei Schritte bleiben beim Team. Das Einlesen der Importdatei ist die letzte Kontrolle, bevor der Kunde eine Versandmail bekommt. Auch die Lieferantenbestellung schließt vorerst ein Mensch ab, denn ihr Status hängt laut JTL nicht am Lieferschein, und das Abschließen lässt sich nicht rückgängig machen.

Fazit

Für die Bestellung bringt JTL-Wawi alles mit. Die Arbeit steckt in den Bestandslisten, die jeder Lieferant anders liefert, und in den Sendungsnummern, die zurückkommen müssen. Fang bei den Bestandslisten an. Der erste Abgleich zeigt dir, wie sauber deine Stammdaten sind, und der aktuelle Lieferantenbestand hilft deinem Einkauf und Kundenservice auch ohne Dropshipping.