PSmartplace: Shopify-Migration zu JTL-Wawi und JTL-Shopmit 3.468 Varianten.

PSmartplace verkauft Ersatzteile für MacBooks und Laptops sowie gebrauchte Geräte über den eigenen Shop und eBay. HELDENTAT hat JTL-Wawi im Mehrplatzbetrieb eingerichtet und in einer Shopify-Migration rund 2.400 Produkte mit 3.468 Varianten in die Wawi übernommen, dazu die eBay-Angebote zugeordnet. Für die differenzbesteuerte Gebrauchtware erkennt ein Workflow die betroffenen Aufträge und stellt die Belege auf § 25a UStG um. Seitdem betreuen wir Wawi, Shop und Buchhaltungsanbindung laufend, von der E-Rechnung bis zum DATEV-Export.

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Ausgangslage

Viele Varianten, keine gemeinsame Warenwirtschaft.

  • Shopify-Migration
  • Differenzbesteuerung
  • ERP-Einführung
  • E-Commerce-Betreuung

PSmartplace handelt mit Ersatzteilen für MacBooks und Laptops, von Tasten und Topcases bis zu Displays und Mainboards, dazu mit gebrauchten Geräten. Diese Gebrauchtware wird nach § 25a UStG differenzbesteuert, und das greift im Standard von JTL-Wawi nicht automatisch. Viele Artikel gibt es zudem in zahlreichen Varianten.

Bis Ende 2025 lagen Artikel, Bestände und Bestellungen in Shopify, eBay lief daneben. Für Lager, Belege, Zahlungsabgleich und Mahnwesen fehlte eine Warenwirtschaft, die alle Kanäle zusammenführt. Heute laufen Warenwirtschaft und Shop auf JTL-Wawi und JTL-Shop, eBay bleibt angebunden.

HELDENTAT führte JTL-Wawi ein, setzte die Migration von Shopify in die Wawi um und begleitet den Betrieb seitdem bei allem, was im Alltag dazukommt.

Von Shopify in die Wawi, mit Sonderregel für Gebrauchtware.

Differenzbesteuerung nach § 25a UStG

Eigene Felder und ein Workflow in JTL-Wawi erkennen differenzbesteuerte Aufträge und steuern die Belege.

Gebrauchte MacBooks und Laptops verkauft PSmartplace mit Differenzbesteuerung nach § 25a UStG. JTL-Wawi bildet diese Sonderregelung im Standard nicht ab, deshalb haben wir sie mit den Bordmitteln der Wawi umgesetzt.

Jeder betroffene Artikel hat zwei eigene Felder: einen Schalter für die Differenzbesteuerung und den Einkaufspreis. Der Einkaufspreis ist die Grundlage für die Steuer, denn nach § 25a zählt nur die Marge zwischen Einkauf und Verkauf. In der Wawi laufen diese Artikel ohne Umsatzsteuer, damit auf dem Beleg keine ausgewiesen wird.

Geht ein Auftrag ein, prüft ein Workflow, ob er einen dieser Artikel enthält. Ist das so, setzt er ein eigenes Feld am Auftrag auf Differenzbesteuerung. Daran erkennt die Druckvorlage, dass sie keine Umsatzsteuer ausweist und den Hinweis auf die Differenzbesteuerung druckt. Im Auftrag muss dafür niemand etwas von Hand umstellen.

Einrichtung und Druckvorlagen

JTL-Wawi für mehrere Arbeitsplätze aufgesetzt und sieben Belegarten im Design von PSmartplace gebaut.

Nach dem Kickoff im Dezember 2025 wurde JTL-Wawi auf einem Cloud-Server für mehrere Arbeitsplätze eingerichtet. Stammdaten, Zahlungs- und Versandarten wurden abgefragt und angelegt, die sieben Druckvorlagen von Angebot bis Mahnung im Corporate Design gebaut. Dazu kamen die automatische Dokumentenablage, der Zahlungsabgleich per FinTS und das Mahnwesen.

Shopify-Migration zu JTL-Wawi und JTL-Shop

Rund 2.400 Produkte mit 3.468 Varianten aus Shopify in JTL-Wawi migriert, 467 eBay-Angebote zugeordnet, das Lager inventarisiert.

Bei der Shopify-Migration im Januar 2026 wurden Artikel, Varianten, Attribute, Einkaufs- und Verkaufspreise sowie Lagerbestände per CSV-Export und JTL-Ameise aus Shopify in JTL-Wawi übernommen, ohne dass ein Artikel neu erfasst werden musste. Die bestehenden eBay-Angebote wurden den Artikeln in der Wawi zugeordnet, damit Bestände und Bestellungen über eine Stelle laufen. Eine Lagerliste nach den Wünschen des Teams und die Inventur von rund 1.690 Lagerartikeln schlossen die Umstellung ab.

Seit 2025

Laufende Betreuung

Shop-Updates, Fehleranalysen im Bestellabruf und Zahlungsabgleich, E-Rechnung und DATEV-Anbindung.

Seit der Einführung betreut HELDENTAT Wawi und Shop im laufenden Betrieb. Die Rechnungsvorlage bekam die Angaben für steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen, der JTL-Shop wurde mit vorheriger Sicherung auf Version 5.8.1 aktualisiert, und ein hängender Bestellabruf sowie ein Fehler im Zahlungsabgleich wurden analysiert. Neue Anforderungen aus dem Alltag landen beim selben Ansprechpartner.

E-Rechnung nach EN 16931

Die JTL-Standardvorlage für ZUGFeRD und XRechnung 3.0 wurde so angepasst, dass Rechen- und Formatfehler verschwinden. Validiert wurde mit mehreren Prüfberichten, der letzte meldet keine schwerwiegenden Fehler mehr.

  • ZUGFeRD
  • XRechnung 3.0
  • EN 16931
  • JTL-Wawi

Rechnungen automatisch an DATEV

JTL2DATEV ist eingerichtet, und ein geplanter Kopierjob legt Rechnungen und Gutschriften alle 15 Minuten aus der Dokumentenablage in den DATEV-Import. Die Kanzlei bekommt ihre Belege, ohne dass jemand sie sammelt.

  • JTL2DATEV
  • DATEV
  • Dokumentenablage
  • Automatisierung
Lösung: JTL2DATEV

Ergebnis

Was heute über eine Wawi läuft.

Artikel, Bestände und Kanäle laufen über eine JTL-Wawi, die E-Rechnung ist geprüft, und Rechnungen gehen automatisch an DATEV.

3.468Varianten per Shopify-Migration übernommen

  • Eine Warenwirtschaft für alle Kanäle

    Shop und eBay greifen auf dieselben Artikel und Bestände in JTL-Wawi zu

  • Shopify-Migration ohne Neuerfassung

    rund 2.400 Produkte mit 3.468 Varianten in JTL-Wawi, 467 eBay-Angebote zugeordnet

  • Belege im eigenen Design

    sieben Druckvorlagen von Angebot bis Mahnung, mit den Angaben für innergemeinschaftliche Lieferungen

  • E-Rechnung geprüft

    ZUGFeRD und XRechnung nach EN 16931 validiert

  • Buchhaltung angebunden

    Rechnungen und Gutschriften gehen über JTL2DATEV automatisch an die Steuerkanzlei

  • Differenzbesteuerung nach § 25a

    Ein Workflow erkennt betroffene Aufträge, die Belege weisen keine Umsatzsteuer aus und tragen den Hinweis auf die Differenzbesteuerung

Rechnung von PSmartplace aus JTL-Wawi für ein differenzbesteuertes Gerät, ohne Steuerausweis und mit dem Hinweis auf die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG.

Individuell programmierte Druckvorlagen.

Alle Druckvorlagen wurden für den Betrieb in JTL-Wawi entwickelt und auf Layouts, Felder und Ausgabeprozesse des Kunden abgestimmt. Klick auf eine Vorlage, um sie anzuzeigen.

Rechnung § 25a · DIN A4

Rechnung von PSmartplace aus JTL-Wawi für ein differenzbesteuertes Gerät, ohne Steuerausweis und mit dem Hinweis auf die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG.

Tools & Technologien

  • JTL-Wawi
  • JTL-Ameise
  • JTL-Shop
  • NIU Plus
  • eBay
  • DATEV

Zusammenarbeit

PSmartplace ist seit Dezember 2025 Kunde. Aus der Einführung ist eine laufende Betreuung geworden, die Warenwirtschaft, Shop und Buchhaltung umfasst.

Eingesetzte Leistungen

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