Eine Visitenkarte klingt nach einem kleinen Verwaltungsvorgang. In der Praxis entstehen daraus schnell mehrere E-Mails, Rückfragen, Word-Vorlagen, Freigaben und manuelle Nacharbeiten. Niemand sieht auf einen Blick, wer bestellt hat, welche Daten freigegeben wurden und ob die Bestellung bereits beim Druckdienstleister liegt. Genau deshalb eignet sich dieser Prozess so gut, um operative Digitalisierung im Mittelstand greifbar zu machen: Es geht nicht um große Systeme, sondern um klare Abläufe, eindeutige Verantwortlichkeiten und eine Lösung, die im Alltag wirklich genutzt wird.
Das Problem
Viele interne Abläufe sind fachlich einfach, operativ aber unübersichtlich. Sobald ein Prozess über E-Mail, Word-Dateien und Einzelabsprachen läuft, fehlen Standard, Status, Historie und Verantwortlichkeit. Das Problem ist nicht die Visitenkarte. Das Problem ist der fehlende Prozess dahinter: Wer darf bestellen, welche Angaben sind Pflicht, wer prüft die Daten, wer gibt frei und wie gelangt die Bestellung sauber zum Einkauf oder Druckdienstleister?
Typische Symptome
- Bestellungen laufen über E-Mail, Chat oder Zuruf statt über einen einheitlichen Prozess
- Pflichtangaben fehlen oder werden mehrfach nachgefordert
- Freigaben sind nicht nachvollziehbar dokumentiert
- Corporate-Design-Vorgaben werden unterschiedlich interpretiert
- Einkauf oder Druckdienstleister erhalten uneinheitliche Datenformate
- Niemand sieht zentral, welche Anfragen offen, genehmigt oder bereits erledigt sind
Ursachen
Der Prozess wurde nie bewusst gestaltet, weil er zu klein wirkt. Genau dadurch bleibt er abhängig von einzelnen Personen, Postfächern und Vorlagen. In vielen Unternehmen sind Microsoft 365, SharePoint, Teams und Power Platform bereits vorhanden – werden aber nicht als Prozessplattform verstanden. Statt vorhandene Bordmittel gezielt zu nutzen, werden einfache Vorgänge weiter manuell koordiniert.
- Verantwortlichkeiten sind nicht definiert – Anfragen bleiben liegen oder werden mehrfach bearbeitet
- Bestellungen basieren auf Word-Vorlagen, E-Mails und Einzelwissen statt auf einem dokumentierten Ablauf
- Genehmigungen erfolgen informell und sind später nicht mehr nachvollziehbar
- Einkauf und Druckdienstleister erhalten Daten in unterschiedlichen Formaten
- Microsoft-365-Bordmittel wie Power Apps, Power Automate und SharePoint werden nicht als Prozessplattform genutzt
- Der Prozess wirkt zu klein, um strukturiert betrachtet zu werden – verursacht aber dauerhaft wiederkehrende Reibung
Die Lösung
Ein funktionierender Visitenkartenprozess braucht keine große Softwareeinführung. Er braucht eine standardisierte Erfassung, klare Freigaben, eine nachvollziehbare Historie und eine strukturierte Übergabe an den Einkauf oder Druckdienstleister. Genau dafür eignen sich Power Apps, SharePoint und Power Automate als schlanke Lösung innerhalb von Microsoft 365.
Nach der Umsetzung öffnen Mitarbeitende eine interne App, erfassen Name, Funktion, Kontaktdaten und Standort und senden den Antrag ab. Die Daten werden in einer SharePoint-Liste gespeichert, Freigaben können über Power Automate oder Teams-Benachrichtigungen ausgelöst werden und der Einkauf erhält eine saubere Übersicht aller genehmigten Bestellungen.
- Power Apps als einfache Eingabemaske für Mitarbeitende
- SharePoint-Liste als zentrale Datenbasis mit Status, Historie und Zuständigkeit
- Power Automate für Benachrichtigung, Freigabe und Übergabe an den Einkauf
- Teams-Benachrichtigungen für schnelle Rückmeldung ohne E-Mail-Ping-Pong
- Einheitliche Datenstruktur für Einkauf, Druckdienstleister und spätere Nachbestellungen
- Keine zusätzliche Spezialsoftware für einen wiederkehrenden internen Verwaltungsprozess
Warum solche kleinen Digitalisierungsprojekte oft scheitern
- Der Prozess wird als zu klein betrachtet und deshalb nicht sauber aufgenommen
- Die technische Lösung wird gebaut, bevor Pflichtfelder, Freigaben und Statuslogik geklärt sind
- Nutzer werden zu spät einbezogen und umgehen die neue App weiter per E-Mail
- Es gibt keinen klaren Verantwortlichen für Pflege, Anpassung und Weiterentwicklung
- Power Apps wird als IT-Spielerei wahrgenommen statt als pragmatisches Werkzeug für operative Entlastung
Aus der Praxis
In einem mittelständischen Unternehmen lief die Visitenkartenbestellung über E-Mail, Word-Vorlagen und manuelle Rückfragen. Für Mitarbeitende war nicht klar, welche Daten benötigt wurden; für Einkauf und Verwaltung war nicht sichtbar, welche Anträge offen oder bereits genehmigt waren. HELDENTAT strukturierte den Ablauf und setzte eine interne Power-App mit SharePoint-Liste um. Seitdem werden Anfragen standardisiert erfasst, nachvollziehbar gespeichert und sauber an die zuständigen Stellen übergeben – ohne zusätzliches Drittsystem.
Häufige Fragen
Das beantwortet
Tobias Maier.
Operative Digitalisierung beginnt selten mit dem großen Transformationsprojekt. Häufig beginnt sie bei kleinen, wiederkehrenden Abläufen, die jeden Monat Zeit kosten und niemandem gehören. Der Visitenkartenprozess zeigt, wie Microsoft-365-Bordmittel zu echten Prozesslösungen werden, wenn zuerst der Ablauf verstanden und danach die passende Umsetzung gebaut wird.
Sie haben interne Abläufe, die noch über E-Mail, Excel oder Zuruf koordiniert werden? Wir prüfen gemeinsam, welche Prozesse sich mit Power Apps, SharePoint und Power Automate schlank und belastbar abbilden lassen.
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